CÔNG TY TNHH VIET SOLAR TECH (“Viet Solar Tech”) tiếp nhận và giải quyết các phản ánh, khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp. Chúng tôi hướng tới việc xử lý rõ ràng, khách quan và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các bên.

1. Phạm vi tiếp nhận khiếu nại

Viet Solar Tech tiếp nhận khiếu nại về:

  • Thông tin tư vấn, báo giá và nội dung giao dịch.
  • Chất lượng, số lượng, chủng loại hoặc tình trạng sản phẩm khi bàn giao.
  • Tiến độ giao hàng, khảo sát, thi công và lắp đặt.
  • Chất lượng lắp đặt, vận hành hệ thống và các hạng mục theo hợp đồng.
  • Dịch vụ bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật.
  • Thanh toán, hóa đơn và các khoản phí.
  • Thái độ phục vụ của nhân sự hoặc đơn vị được công ty giao thực hiện công việc.
  • Việc thu thập, sử dụng và bảo vệ thông tin khách hàng.

Đối với vấn đề liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của đối tác, chúng tôi sẽ phối hợp với đơn vị có trách nhiệm để hỗ trợ khách hàng.

2. Kênh tiếp nhận khiếu nại

Khách hàng có thể gửi khiếu nại qua các kênh sau:

  • Hotline: 0382 849 939
  • Email: tuongvu@vietsolartech.vn
  • Trực tiếp hoặc qua bưu điện: CÔNG TY TNHH VIET SOLAR TECH, Thôn Cửa Ngòi, xã Tam Sơn, tỉnh Phú Thọ, Việt Nam.

Đối với sự cố có dấu hiệu mất an toàn điện, khách hàng cần ngừng sử dụng thiết bị hoặc hệ thống tại khu vực bị ảnh hưởng nếu có thể thực hiện an toàn, đồng thời liên hệ ngay với bộ phận kỹ thuật. Không tự tháo lắp hoặc sửa chữa khi chưa có hướng dẫn phù hợp.

3. Thông tin cần cung cấp

Để thuận tiện cho việc xác minh, khách hàng vui lòng cung cấp:

  • Họ tên, số điện thoại và email liên hệ.
  • Mã đơn hàng, số hợp đồng hoặc thông tin giao dịch, nếu có.
  • Sản phẩm, dịch vụ hoặc công trình liên quan.
  • Nội dung khiếu nại, thời điểm phát sinh và tình trạng hiện tại.
  • Hình ảnh, video, hóa đơn, biên bản bàn giao hoặc tài liệu liên quan, nếu có.
  • Phương án xử lý khách hàng mong muốn.

Nếu chưa có đầy đủ tài liệu, khách hàng vẫn có thể liên hệ để được hướng dẫn. Viet Solar Tech chỉ yêu cầu bổ sung thông tin cần thiết cho việc giải quyết khiếu nại.

4. Quy trình giải quyết khiếu nại

Bước 1: Tiếp nhận và xác nhận

Viet Solar Tech ghi nhận nội dung khiếu nại và thông tin liên hệ của khách hàng.

Chúng tôi dự kiến xác nhận tiếp nhận trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. Các trường hợp liên quan đến an toàn hoặc sự cố đang ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của hệ thống sẽ được ưu tiên xem xét.

Bước 2: Kiểm tra và xác minh

Bộ phận phụ trách kiểm tra hồ sơ giao dịch, điều kiện hợp đồng, chính sách bảo hành và các tài liệu liên quan.

Tùy từng trường hợp, chúng tôi có thể liên hệ để bổ sung thông tin, kiểm tra từ xa hoặc thống nhất lịch khảo sát thực tế tại công trình.

Bước 3: Đề xuất phương án xử lý

Sau khi xác minh, Viet Solar Tech thông báo kết quả và đề xuất phương án phù hợp, có thể bao gồm:

  • Giải thích hoặc điều chỉnh thông tin giao dịch.
  • Bổ sung sản phẩm hoặc hoàn thiện hạng mục còn thiếu.
  • Kiểm tra, sửa chữa hoặc khắc phục lỗi kỹ thuật.
  • Bảo hành, thay thế linh kiện hoặc đổi sản phẩm khi đáp ứng điều kiện áp dụng.
  • Điều chỉnh thanh toán, hoàn tiền hoặc bồi thường khi có căn cứ theo thỏa thuận và quy định pháp luật.
  • Phương án khác được các bên thống nhất.

Bước 4: Thực hiện và xác nhận kết quả

Chúng tôi phối hợp với khách hàng triển khai phương án đã thống nhất, thông báo tiến độ và ghi nhận kết quả xử lý.

Đối với công việc cần kiểm tra hoặc khắc phục tại công trình, kết quả có thể được xác nhận bằng biên bản, email hoặc hình thức phù hợp khác.

5. Thời gian xử lý

Viet Solar Tech đặt mục tiêu phản hồi kết quả hoặc phương án giải quyết ban đầu trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin cần thiết.

Trường hợp phức tạp, cần khảo sát, kiểm định, chờ linh kiện hoặc phối hợp với nhà sản xuất, chúng tôi sẽ thông báo lý do và thời gian dự kiến xử lý tiếp theo.

Các mốc trên là thời gian phục vụ dự kiến của công ty. Trường hợp pháp luật hoặc hợp đồng quy định thời hạn cụ thể, việc xử lý sẽ tuân theo thời hạn áp dụng.

6. Nguyên tắc giải quyết

Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện trên các nguyên tắc:

  • Tiếp nhận với thái độ tôn trọng và thiện chí.
  • Xem xét khách quan dựa trên hồ sơ, tình trạng thực tế và thông tin từ các bên.
  • Cung cấp rõ căn cứ, phương án và tiến độ xử lý.
  • Ưu tiên thương lượng để đạt được giải pháp phù hợp.
  • Không tự động quy lỗi cho khách hàng khi chưa xác minh nguyên nhân.
  • Không thu phí tiếp nhận và xem xét khiếu nại.

Nếu phát sinh công việc có tính phí ngoài phạm vi trách nhiệm của công ty hoặc điều kiện bảo hành, chúng tôi sẽ thông báo và chỉ thực hiện sau khi khách hàng đồng ý.

7. Trách nhiệm phối hợp của khách hàng

Khách hàng vui lòng cung cấp thông tin trung thực và phối hợp trong quá trình kiểm tra, xác minh.

Đối với sự cố kỹ thuật, khách hàng nên giữ lại hình ảnh, tài liệu và hiện trạng liên quan trong điều kiện an toàn. Nếu cần sửa chữa khẩn cấp để bảo vệ người hoặc tài sản, khách hàng nên ghi nhận tình trạng trước và sau khi xử lý, đồng thời thông báo cho Viet Solar Tech sớm nhất có thể.

Khách hàng nên phản ánh ngay khi phát hiện vấn đề để thuận tiện cho việc xác minh và khắc phục. Việc gửi khiếu nại muộn không tự động làm mất các quyền hợp pháp của khách hàng.

8. Bảo mật thông tin khiếu nại

Thông tin và tài liệu khiếu nại được sử dụng để xác minh, giải quyết vụ việc và thực hiện các nghĩa vụ liên quan.

Viet Solar Tech chỉ chia sẻ thông tin trong phạm vi cần thiết với nhân sự phụ trách, đơn vị kỹ thuật, nhà sản xuất, đối tác có trách nhiệm hoặc cơ quan có thẩm quyền theo yêu cầu hợp pháp.

Việc xử lý thông tin cá nhân được thực hiện theo Chính sách bảo mật của công ty và quy định pháp luật áp dụng.

9. Trường hợp chưa thống nhất kết quả

Nếu chưa đồng ý với kết quả giải quyết, khách hàng có thể phản hồi qua email hoặc hotline, nêu rõ nội dung cần xem xét lại và bổ sung tài liệu nếu có. Viet Solar Tech sẽ rà soát và trao đổi phương án tiếp theo.

Trường hợp không đạt được thỏa thuận, khách hàng có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hỗ trợ hoặc sử dụng phương thức giải quyết tranh chấp theo hợp đồng và quy định pháp luật. Quy trình khiếu nại nội bộ không hạn chế các quyền này.

10. Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH VIET SOLAR TECH

  • Mã số thuế: 2500770610
  • Địa chỉ: Thôn Cửa Ngòi, xã Tam Sơn, tỉnh Phú Thọ, Việt Nam
  • Email: tuongvu@vietsolartech.vn
  • Hotline: 0382 849 939